نامه اداری یک سند رسمی و قانونی است و به طور عموم برای ارسال درخواست‌ها و ارتباط با ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی نوشته می‌شود. نوشتن یک نامه اداری به انگلیسی با رعایت اصول مربوط به این نوع اسناد، اهمیت زیادی دارد. پس از مطالعه این مقاله، شما به راحتی می‌توانید یک نامه اداری به زبان انگلیسی را برای ارسال به هر نهاد یا شرکتی تدوین کنید. با ما همراه شوید تا با نکات اساسی  نوشتن نامه اداری انگلیسی و جامع ترین راهنمای نوشتن نامه اداری انگلیسی آشنا شوید.

نامه اداری به عنوان یک متن رسمی شناخته می‌شود و معمولا جهت ارسال به شرکت‌ها، مؤسسات و کارمندان به کار می‌رود. در  نوشتن نامه اداری انگلیسی، لازم است اصول و قوانین خاصی را رعایت کنید. نامه غیر اداری معمولا جهت ارسال به خانواده و دوستان به کار می‌رود و نگارش آن خیلی خاص نیست. اما نگارش نامه اداری از اهمیت بالایی برخوردار است. 

با اینکه ارسال ایمیل به عنوان روشی سریع و راحت برای برقراری ارتباط پرطرفدار است، نامه اداری کاغذی همچنان به عنوان یک وسیله ارتباطی مؤثر برای انتقال اطلاعات مهم به کار می‌رود. برخلاف تصور مردم  نوشتن نامه اداری انگلیسی، کاری پیچیده نیست. در کل، در این نوع نوشتارها تلاش می‌شود تا با پرهیز از زیاده‌گویی، مطالب به صورت صریح و مستقیم به خواننده ارائه شوند. 

فهرست مطالب

انواع نامه اداری

نامه‌های اداری عمدتا به دو دسته نامه‌های داخلی و نامه‌های خارجی یا صادره تقسیم می‌شوند. نامه‌های داخلی اغلب برای ارسال به واحد‌های داخل سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند، در حالی که نامه‌های خارجی با هدف ارسال به سایر سازمان‌ها تهیه و ارسال می‌شوند. اگر در سازمان از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری استفاده می‌شود، باید دانست که قالب نوشتن نامه‌های خارجی ممکن است با قالب پیش‌نویس نامه‌های داخلی متفاوت باشد. در نامه‌های خارجی حتما تصویر امضا الزامی است، در حالی که این الزامیت در نامه‌های داخلی وجود ندارد.

در زمینه دسته‌بندی دیگر، نامه‌های اداری بر اساس ماهیت موضوع به چند دسته مختلف تقسیم می‌شوند. به عنوان مثال، حکم، دستورالعمل، بخشنامه، اطلاعیه، ابلاغیه، گزارش، دعوت‌نامه و صورت‌جلسه، همگی انواعی از مکاتبات اداری هستند که از نظر ادبیات نوشتن نامه، تفاوت‌های جزئی با یکدیگر دارند. راهنمای نوشتن نامه اداری انگلیسی را در ادامه مطلب برای شما توضیح دادیم.

چگونگی نوشتن نامه اداری انگلیسی

در  نوشتن نامه اداری انگلیسی قبل از هر چیز، اطمینان حاصل کنید که نام گیرنده به درستی نوشته شده باشد. ترجمه انگلیسی درست کلمات مهم است. همچنین در انتخاب عنوان دقت فراهم کنید. برای آقایان از Mr. با قرار دادن نام خانوادگی و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی پس از Dear استفاده کنید. برای خانم‌های متاهل، می‌توانید از عنوان Mrs. نیز استفاده کنید، اما در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.

 در شرایط غیررسمی یا زمانی که مکاتبات طولانی و یا دوستانه است، می‌توانید از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کنید، اما در این حالت نیز دقت لازم را به خرج دهید. در صورتی که نام گیرنده مشخص نیست، از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر تنها جنسیت گیرنده را می‌دانید، می‌توانید از Dear Sir یا Dear Madam نیز استفاده کنید.

توجه داشته باشید که عبارت To Whom It May Concern اگرچه در نامه‌نگاری انگلیسی متداول است، ولی به دلیل سرد و بی‌روح بودن، از آن استفاده نکنید. همچنین، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است. نگارش نامه‌های انگلیسی اغلب بدون لحن خودمانی و محاوره‌ای است و به طور عمومی حالت تخصصی و کمی دوستانه دارد. جملات و عبارات به صورت شفاف و واضح ارائه می‌شوند و از دوپهلو نوشتن به جلوگیری می‌شود. در این نوع نامه‌نگاری، حرف‌های اصلی به صورت مختصر و مؤثر در ابتدای نامه بیان می‌شوند.

در فرآیند نگارش، می‌توان از بولد یا هایلایت برای تاکید بر کلمات یا عبارات اصلی استفاده کرد تا تأثیر گذاری بیشتری داشته باشد. در نامه‌نگاری‌های رسمی، معمولا از فونت Times New Roman با سایز 12 استفاده می‌شود. برای جداسازی هر پاراگراف، می‌توانید یک خط فاصله قرار دهید یا خط اول پاراگراف جدید را به مقدار کمی جلوتر از خط شروع کنید.

نوشتن نامه اداری انگلیسی
نحوه نوشتن نامه اداری انگلیسی

بررسی قرار گیری اجزای ثابت و اصلی در نامه اداری انگلیسی

در نوشتن نامه اداری انگلیسی، بسته به نوع کسب و کار، فرمت‌های مختلفی برای نامه اداری وجود دارند. اما تقریبا همه آنها دارای یک سری اجزا ثابت هستند. در زیر، این اجزاء بررسی خواهند شد.

موضوع (Subject Line)

این بخش، اساسی ‌ترین قسمت نامه است. نامه اداری با هر هدفی که نوشته شود، باید از ابتدا موضوع را به صورت کاملا شفاف و دقیق بیان کند. به عنوان مثال، موضوع نامه می‌تواند شامل پیام تبریک، تبلیغ یک محصول، شکایت از یک اتفاق یا پیشنهاد خاص باشد. انتخاب دقیق موضوع نقش بسیار مهمی در جلب توجه و مفهوم شدن هدف نامه دارد.

اطلاعات تماس (Contact Information)

اطلاعات تماس شامل نام کامل، شماره تماس، آدرس و ایمیل شما می‌شود. این اطلاعات معمولا در بالای صفحه قرار می‌گیرند و در زیر آن اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می‌گیرند. اگر فرد گیرنده بخواهد به نامه پاسخ دهد، اطلاعات تماس شما بسیار حیاتی خواهند بود. بنابراین، این بخش را با دقت کامل تکمیل کنید.

سلام و احوال پرسی: بدون سلام که نمیشه (Greeting)

در ابتدای هر نامه، لازم است که با یک ادای احترام نسبت به خواننده شروع شود. به یاد داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را به درستی و با دقت بنویسید. این بخش به عنوان Heading نیز شناخته می‌شود. به عنوان مثال، می‌توانید از عبارت Dear Mr. Johnny استفاده کنید. برای آقایان از پیشوند  Mr. استفاده می‌شود، اما برای بانوان پیشوندها کمی پیچیده‌تر است. برای بانوان متاهل از Mrs. و برای بانوان دوشیزه از Miss استفاده می‌شود. اگر اطلاعاتی از وضعیت تاهل نداشته باشید، از پیشوندMs. استفاده کنید که برای هر دو وضعیت کاربرد دارد. در صورت عدم آشنایی با نام فرد گیرنده، از عناوین شغلی مانند Dr. ، Prof. ، Capt. ، Maj. ، Col. ، Gen. ، Lord و Lady استفاده کنید.

بررسی قرار گیری اجزای ثابت و اصلی در نامه اداری انگلیسی
قرار گیری اجزای ثابت و اصلی در نامه اداری انگلیسی

مقدمه کوتاه: آغازی جذاب (A Brief Introduction)

داشتن یک مقدمه کوتاه، نه تنها نشانه از ادبیات است، بلکه می‌تواند توجه مخاطب را به خود جلب کند. با استفاده از جملات مؤدبانه یا آرزوهای سلامتی، یک شروع جذاب ایجاد کنید.

هدف اصلی از نوشتن نامه: زمانی که توضیح دقیق لازم است (The Main Purpose of the Letter)

حالا به بدنه اصلی نامه رسیده‌ایم. این بخش شامل متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه است. متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد تا خواننده را خسته نکند. بنابراین، موضوع اصلی نامه را با دقت و خلاصه بیان کنید.

پایان نامه: هرچیزی پایانی دارد (Closing)

در پایان هر نامه، جمله‌ای برای قدردانی معمولا آورده می‌شود. عبارات پایانی ممکن است رسمی یا غیررسمی باشند. حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شود.

امضا: امضایی زیبا به عنوان ختم نامه (Signature)

در پایان نامه، امضای فرستنده که شامل نام فرد ارسال ‌کننده است، آورده می‌شود. اشاره به نام خود کافی است و امضا بهتر است با یک قلم جوهری سیاه نوشته شود.

داشتن یک مقدمه کوتاه در نامه های اداری به زبان انگلیسی
فرمت های مختلف در نوشتن نامه اداری انگلیس

در نامه های اداری انگلیسی چه عبارات و اصطلاحات رایجی استفاده می شود؟

در نوشتن نامه اداری انگلیسی، از عبارات و اصطلاحات خاصی استفاده می‌شود که در زیر به صورت دسته‌بندی شده آن‌ها را بررسی خواهیم کرد. گاهی حتی افراد ماهر در زبان انگلیسی نیز از نوشتن نامه اداری خودداری می‌کنند. در این نوع نامه، دانش گرامری و گسترده بودن دایره واژگان به تنهایی کافی نیست. بنابراین، لازم است از قالب‌های پرتکرار و استاندارد نامه اداری استفاده کرده و موارد خود را با کلمات و جملات کم و مفهوم به مخاطب ارسال کنیم.

برخی از عبارات و اصطلاحات رایج در نوشتن نامه اداری انگلیسی

Element Name
Dear Sir or Madam
خانم یا آقای عزیز
Dear Madam
خانم عزیز / محترم
Dear Sir
آقای عزیز / محترم
I am contacting you for the following reasons
من به دلایل زیر برایتان این نامه را می‌نویسم.
I recently read/heard about . . . and would like to know
بنده اخیرا درباره آن… شنیده‌ام/خوانده ام و مایلم بدانم که… .
Further to our meeting last week … .
در راستای جلسه هفته گذشته‌مان… .
I look forward to seeing you next week.
من مشتاق دیدارتان در هفته آینده‌ هستم.
Looking forward to hearing from you.
مشتاق شنیدن از سمت شما هستم.

نکاتی که در نوشتن نامه های اداری انگلیسی باید رعایت کرد

آگاهی از شیوه‌ صحیح نوشتن نامه اداری انگلیسی بسیار حائز اهمیت است. برای برقراری ارتباطات حرفه‌ای و رسمی، ضروری است که مهارت نگارش نامه اداری را یاد بگیریم. این نوع نامه‌ها شامل اطلاعات مرتبط با مسائل تجاری و اهداف کسب و کار است. بدون شک، ارتباطات مؤثر از طریق نامه‌های اداری، به یک کسب و کار پایدار کمک بسیاری می‌کند.

اغلب نامه‌های اداری به صورت تایپی، با یک فرمت ساده و به زبانی روان و رسمی نگاشته می‌شوند. این نوع نامه‌ها همواره شامل تاریخ، اطلاعات فرستنده و گیرنده و چند پاراگراف اصلی است. در ادامه به جزئیات و مراحل نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی پرداخته خواهد شد.

دانستن فرمت نامه

نامه‌های اداری باید به صورت تایپی و با فونت‌های معمولی نظیر Helvetica، Myriad، Times New Roman نوشته شوند. از پاراگراف بندی بلوکی استفاده شود و فاصله بین پاراگراف‌ها دو بار زدن دکمه Enter باشد. از حاشیه‌های یک اینچی برای تمام طرف‌های نامه استفاده شود. استفاده از سربرگ شامل نام شرکت یا مؤسسه و لوگو توصیه می‌شود.

بیان اطلاعات شرکت

اطلاعات شرکت شامل اسم و آدرس باید در ابتدای نامه قرار گیرد. در صورت داشتن سربرگ، می‌توان از آن به جای نوشتن اطلاعات شرکت استفاده کرد.

ذکر تاریخ در نامه

تاریخ نامه باید به شکل حرفه‌ای نوشته شود، مانند November 1, 2020 یا 1 November 2020. تاریخ باید در سمت چپ و چند خط پایین‌تر از آدرس فرستنده قرار گیرد. اگر نامه در چندین روز نوشته شده، تاریخ اتمام نامه به عنوان تاریخ آن انتخاب شود. این نکات اساسی ابتدایی هستند و باید در نظر گرفته شوند.

نوشتن اطلاعات گیرنده نامه

نام کامل گیرنده نامه باید درج شود و اگر امکان دارد، به عنوان نامه نیز به او ارجاع داده شود. اطلاعات شرکت و آدرس گیرنده نیز باید ذکر گردد و هر کدام از این اطلاعات باید در خطوط جداگانه نوشته شوند. در صورت نیاز، شماره مرجع نامه نیز باید درج شود. اطلاعات گیرنده در سمت چپ و چند خط پایین‌تر از تاریخ نوشته شود. بهتر است به یک فرد خاص به عنوان گیرنده ارجاع داده شود، تا جواب نامه از همان شخص دریافت شود.

انتخاب یک سلام و احوالپرسی

انتخاب یک جمله مناسب به عنوان سلام و احوالپرسی بسیار حائز اهمیت است. استفاده از عبارات متناسب با اطلاعاتی که در دسترس دارید. به عنوان مثال:

  • اگر نامه به یک شخص ناشناخته می‌رود: To Whom It May Concern
  • اگر اسم فرد را نمی‌دانید: Dear Sir/Madam
  • استفاده از جایگاه شغلی و نام خانوادگی: Dear Dr. Smith
  • اگر اسم فرد را می‌دانید: Dear Jack
  • اگر جنسیت فرد را نمی‌دانید: استفاده از اسم کامل مانند Dear Jack Smith
  • انتهای این عبارت با نقطه یا کاما.

لحن درست بیان نامه

لحن نامه باید مختصر و حرفه‌ای باشد. از جملات معلوم (Active Voice) به جای جملات مجهول (Passive Voice) استفاده کنید. واضح و مختصر بنویسید تا خواننده به سرعت متوجه مطلب شود.

جمع ‌بندی نامه

در پایان، از خلاصه نویسی در مورد نکات و برنامه‌های مورد نظر و انتظارات از گیرنده نامه استفاده کنید. اشاره به اینکه گیرنده می‌تواند با سوالات و نگرانی‌ها با شما ارتباط داشته باشد. ابراز سپاس از توجه گیرنده به نامه شما.

این نکات در نوشتن نامه اداری انگلیسی به شما کمک می‌کنند تا یک نامه اداری حرفه‌ای بنویسید.

نکاتی که در نوشتن نامه های اداری انگلیسی
شیوه‌ صحیح نوشتن نامه اداری انگلیسی

درخواست های رسمی در نامه های اداری به زبان انگلیسی به چه صورتی است؟

درخواست های رسمی در نامه های اداری به زبان انگلیسی باید شامل موارد زیر باشد.

  1. آدرس فرستنده و تاریخ: آدرس فرستنده نامه باید در گوشه سمت راست بالا نوشته شود. تاریخ نامه را می‌توانید زیر آدرس فرستنده یا گیرنده بنویسید. ماه باید به حروف نوشته شود.
  2. موضوع نامه: در نامه‌های اداری، باید همان ابتدا موضوع به صورت کاملا شفاف بیان شود. این کار برای پیشگری از هر گونه برداشت اشتباه و یا ریجکت شدن نامه است.
  3. ادای احترام: در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام به خواننده داشته باشیم. اگر نام شخصی که می‌خواهید برای او نامه بنویسید را می‌دانید، از «آقا» یا «خانم» استفاده کنید؛ در غیر این صورت نام کامل او را بنویسید.
  4. متن اصلی نامه: متن اصلی نامه نباید از یک صفحه طولانی‌تر شود. متن طولانی خواننده‌ نامه را خسته می‌کند؛ بنابراین، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را مطرح کنید.
  5. انتهای نامه: در انتهای نامه رسمی هم باید به شکلی مودبانه آن را خاتمه دهید. اگر نام شخص را نمی‌دانید، در انتهای نامه از Yours faithfully استفاده کنید و اگر نام او را می‌دانید، عبارت Yours sincerely را درج کنید. در انتهای نامه انگلیسی نام خود را درج کنید و بسته به کاربرد نامه، امضای شخصی خود را نیز به آن اضافه نمایید.

بیشتر بخوانید: ترجمه رسمی در غرب تهران

نامه های اداری شامل چه موضوعاتی است؟

نامه‌های اداری در زمینه‌های مختلف و با موضوعات گوناگون نوشته می‌شوند. برخی از موضوعات معمول در نوشتن نامه اداری انگلیسی عبارتند از:

  • نامه درخواست تاییدیه (Inquiry Letter): نامه‌ای که اطلاعات دقیق را درخواست می‌کند. برای درخواست اطلاعات در حوزه‌های حقوقی، پیشنهادات، و وقف‌های مالی مناسب است.
  • نامه‌های پیگیری (Follow-up Letters): نامه دوم که معمولا بعد از ارسال نامه اول نوشته می‌شود.
  • نامه‌های شکایت (Complaint Letters): نامه‌هایی که برای اعلام شکایت در مواقع مختلف نوشته می‌شوند. در نگارش این نامه‌ها دقت شود که لحن توهین‌آمیز نباشد.
  • نامه‌های توصیه (Recommendation Letters): نامه‌هایی که برای پیشنهاد یک فرد یا تعریف از او نوشته می‌شوند. به این نوع از نامه‌ها نامه‌های ارجاعی نیز گفته می‌شود.
  • نامه‌های درخواست پذیرش دانشگاه (College Application Letters): نامه‌هایی که برای کمیته انتخاب دانشجویی دانشگاه نوشته می‌شوند. مربوط به تقاضای پذیرش یک فرد به دانشگاه.
  • نامه‌های استعفا (Letters of Resignation): نامه‌هایی که برای اعلام کناره‌گیری از یک شغل نوشته می‌شوند. نحوه نگارش این نوع نامه‌ها پیش‌تر توضیح داده شده است.
  • درخواست مرخصی به دلیل بیماری: برای اعلام بیماری یا مسائل پزشکی که نیاز به مرخصی دارد.
  • درخواست مرخصی به دلیل ازدواج: برای درخواست مرخصی در ارتباط با مراسم ازدواج.
  • درخواست مرخصی به دلیل بچه‌دار شدن: برای اطلاع‌رسانی و درخواست مرخصی به مناسبت متولد شدن فرزند.
  • نامه ملاقات: برای دعوت به یک ملاقات یا جلسه اداری.
  • نامه پیشنهاد شغلی: برای ارسال پیشنهاد شغلی به یک فرد.
  • نامه شکایت: برای اعلام شکایت از مسائل مختلف از جمله خدمات ناکارآمد یا مشکلات دیگر.
  • نامه تجاری: برای ارتباطات تجاری و اطلاع‌رسانی در مورد مسائل تجاری، سفارشات، قراردادها، و…

اینها تنها چند مثال از موضوعات متداول نامه‌های اداری هستند و در واقع موضوع نامه به نوع و هدف آن بستگی دارد.

درخواست های رسمی در نامه های اداری به زبان انگلیسی
نگاهی به نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی

بررسی فرمت در نامه های ادارای انگلیسی

زمانی که به نوشتن یک نامه اداری می‌پردازید، بسیار حیاتی است که به فرمت مناسب آن توجه کنید و تا حد امکان فرمت نامه را حرفه‌ای و تخصصی نگه دارید. در واقع، باید فرض کنید که این نامه جهت اهداف اداری نوشته شده است و در طول نوشتار، به مسائل تخصصی مرتبط با موضوع مورد نظر اشاره کنید. در این حالت، بهتر است از یک فرمت نوشتاری نامه اداری استفاده کنید.

فرمت نوشتن نامه اداری انگلیسی به شکل زیر است.

  1. نام و نام خانوادگی شما
  2. آدرس شما
  3. شماره تماس شما
  4. تاریخ
  5. نام و آدرس دریافت کننده
  6. ادای احترام، مثل Dear Sir/Madam یا Dear و نام طرف

بدنه اصلی

  • پاراگراف اول:

من [نام و نام خانوادگی شما] از [شرکت یا سازمان شما] هستم و در [سمت یا واحد شغلی شما] خدمت می‌کنم. با احترام، این نامه را به منظور [توضیح مختصر موضوع نامه] نوشته‌ام.

  • پاراگراف دوم:

در اینجا [جزئیات بیشتر و توضیحات] را قرار داده‌ام. [در اینجا به‌طور دقیق شرح دهید که چرا این نامه را نوشته‌اید و چه نتیجه‌ای انتظار دارید.]

  • پاراگراف سوم:

ضمنا ممنونم که وقت گرانبهاتان را برای مطالعه این نامه اختصاص داده‌اید. انتظار دارم که [نتیجه مورد نظر خود را] حاصل نماییم.

آخر نامه

بسته به شرایط، از عبارات مثل Regards یا Thanks استفاده کنید.

پیوست / ضمیمه: در صورت وجود پیوست یا ضمیمه، اینجا ذکر شود.

نام و امضای شما

فرمت نوشتن نامه اداری انگلیسی به شکل زیر است.

  1. نام و نام خانوادگی شما
  2. آدرس شما
  3. شماره تماس شما
  4. تاریخ
  5. نام و آدرس دریافت کننده
  6. ادای احترام، مثل Dear Sir/Madam یا Dear و نام طرف

شکل صحیح لحن در نامه های اداری انگلیسی چگونه است؟

استفاده از لحن مکالمه‌ای در نوشتن نامه اداری انگلیسی بسیار مهم است. این به این معنی است که باید از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید. در زیر چند نکته برای این کار آورده شده است.

  1. استفاده از زبان ساده: نامه‌های اداری باید با زبانی ساده و قابل فهم بنویسید. از عبارات پیچیده یا اصطلاحات خاص خودداری کنید که خوانندگان شما ممکن است آن‌ها را درک نکنند.
  2. استفاده از لحن مناسب: نوع لحن و زبان استفاده شده در نامه بستگی به شرایط مختلف دارد. برای نامه‌های اداری، بهتر است از لحن حرفه‌ای و محترمانه استفاده کنید. برای نامه‌هایی که به افراد یا اشخاصی که به طور خاص با آنها آشنا هستید ارسال می‌شود، این نکته بسیار مهم است. به طور خاص، باید یک لحن مثبت و حرفه‌ای در نامه خود حفظ کنید، حتی اگر اطلاعات منفی را منتقل می‌کنید.
  3. استفاده از اصطلاحات مکالمه‌ای: در نوشتن نامه‌های اداری، بهتر است از اصطلاحات مکالمه‌ای استفاده کنید. این به این معنی است که باید از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.
  4. استفاده از لحن حرفه‌ای: نامه‌های اداری باید با لحن حرفه‌ای نوشته شوند. این به این معنی است که باید از زبان دقیق و مشخص استفاده کنید و هرگونه اصطلاح یا زبان غیرحرفه‌ای را که ممکن است از کل پیام عملکرد بگیرد، اجتناب کنید.
  5. استفاده از عبارات مکالمه‌ای: استفاده از عبارات مکالمه‌ای می‌تواند به افزایش ارتباط بین شما و خواننده کمک کند. این عبارات می‌توانند شامل استفاده از اصطلاحات مکالمه‌ای مانند I believe, In my opinion, یا I think باشند.
فرمت در نامه های ادارای انگلیسی
استفاده از لحن مکالمه‌ای در نوشتن نامه اداری انگلیسی

بررسی نامه اداری استاندارد به زبان انگلیسی

نوشتن نامه اداری انگلیسی استاندارد شامل چندین بخش است:

  • سرفصل: این بخش باید کوتاه و مستقیم باشد و شامل موضوع اصلی نامه باشد.
  • احترام: در این بخش، باید به فرد یا گروهی که نامه را می‌خوانند، خوش آمد بگویید.
  • بدنه نامه: بدنه نامه باید با ارائه اطلاعات مورد نیاز شروع شود. این بخش باید به صورت مستقیم و مشخص باشد و هیچ اصطلاح فنی یا زبان پیچیده‌ای را نباید شامل شود. همچنین باید با یک پاراگراف مشخص و کوتاه شروع شود.
  • خلاصه نامه: در این بخش، باید نکات اصلی نامه را خلاصه کنید. باید از زبان مثبت و حرفه‌ای استفاده کنید و نامه را با یک بیان ملایم به پایان برسانید.
  • امضا: امضا باید به صورت حرفه‌ای و مستقیم باشد. اگر نامه را به صورت دیجیتال می‌نویسید، باید از امضای دیجیتال استفاده کنید.
  • اطلاعات تماس: اگر در آینده اطلاعات بیشتری لازم باشد، باید اطلاعات تماس خود را در نامه ارائه دهید.

با پیروی از این ساختار، شما می‌توانید نامه‌های اداری استاندارد و موثقی را بنویسید که به خوبی اطلاعات خود را ارائه می‌دهد و با خواننده ارتباط برقرار می‌کند.

  1. نام و نشانی فرستنده
  2. نام و نشانی شما
  3. شماره تماس شما
  4. ایمیل شما
  5. تاریخ
  6. نام و نشانی گیرنده
  7. نام و نشانی گیرنده
  8. شماره تماس گیرنده
  9. ایمیل گیرنده
  10. موضوع: [موضوع نامه]
  11. با سلام و احترام،

در پاراگراف اول، خودتان را به صورت مختصر معرفی کرده و به دلیل نوشتن نامه اشاره کنید. در پاراگراف دوم، به جزئیات یا اطلاعات زمینه‌ای مرتبط با موضوع پرداخته و از زبان روشن و واضح برای انتقال پیام خود استفاده کنید. در صورت نیاز، نقاط خود را با داده‌ها یا مثال‌های مرتبط حمایت کنید. پاراگراف سوم می‌تواند برای ارائه راه‌حل‌ها، درخواست‌ها یا شرح گام‌های لازم یا اقدامات مورد نیاز استفاده شود. در پایان، از گیرنده برای صرف وقت و توجه اظهار سپاس کنید. 

  • با سپاس از حسن توجه شما به این موضوع.
  • آخر نامه: با احترام، یا با تشکر از همکاری شما
  • امضاء
  • نام شما

این الگو یک چارچوب عمومی است و می‌توانید آن را بر اساس نیازهای خود و توقعات مخاطبان خود تغییر دهید.

بیشتر بخوانید: ترجمه مدرک در غرب تهران

بررسی نامه اداری استاندارد به زبان انگلیسی
نوشتن نامه اداری انگلیسی استاندارد

آشنایی با کلمات مخفف در نامه های اداری به زبان انگلیسی

گاهی اوقات ممکن است یک ایمیل حاوی چند کلمه مخفف باشد و معانی آن‌ها برای شما قابل فهم نباشد و ممکن است باعث سردرگمی شود. همچنین ممکن است معانی برخی از اصطلاحات مخفف معمول در نامه‌نگاری و ایمیل‌های تجاری برای شما مبهم باشد. توجه به این اصطلاحات مخفف بسیار حائز اهمیت است، به‌ویژه زمانی که متن مرتبط با حوزه‌های تخصصی خاصی است. در ترجمه متون تجاری و اداری، ممکن است با اختصارها (Abbreviations) و مخفف‌ها (Acronyms) روبرو شوید. این اختصارها و مخفف‌ها معمولا از حروف اول یا کلماتی تشکیل شده‌اند که به یک مفهوم خاص اشاره دارند. برای درک بهتر متون و ایمیل‌های تجاری، می‌توانید از منابع و فرهنگ‌های لازم استفاده کنید تا مفاهیم این اختصارها و مخفف‌ها برای شما روشن شود.

همچنین در صورتی که اطلاعات کافی در دسترس نبود، می‌توانید از فرستنده ایمیل یا نویسنده متن خواهش کنید که اختصارها و مخفف‌های مورد استفاده در متن را توضیح دهند. این کار به شما کمک می‌کند تا مطالب را بهتر درک کرده و به درستی ترجمه کنید. در زمینه ترجمه، اطمینان از درک صحیح اصطلاحات و اختصارها به ترجمه دقیق و مفهوم متن کمک زیادی می‌کند.

متداولترین اصطلاحات مخفف در نامه اداری به زبان انگلیسی

معنی: در اسرع وقت

کاربرد: برای نشان دادن فوریت یا اهمیت یک وظیفه یا اطلاعات

IMO (In My Opinion)

معنی: به نظر من

کاربرد: برای بیان نظر یا دیدگاه شخصی

LMK (Let Me Know)

معنی: به من اطلاع دهید

کاربرد: زمانی که می‌خواهید دیگران را به اشتراک گذاری اطلاعات یا بخواهید از آن‌ها اطلاعات بیشتر دریافت کنید

NRN (No Reply Necessary)

معنی: نیازی به پاسخ نیست

کاربرد: برای اطلاع‌رسانی‌ها یا درخواست‌هایی که پاسخ نیاز ندارند

FYI (For Your Information)

معنی: برای اطلاع شما

کاربرد: برای به اشتراک گذاری اطلاعات بدون نیاز به پاسخ

EOD (End of Day)

معنی: پایان روز

کاربرد: درخواست‌ها یا مهلت‌هایی که تا پایان روز انجام بشوند

PS (Postscript)

معنی: پی‌نوشت

کاربرد: اطلاعات یا ایده اضافی در انتهای ایمیل

OT (Off-Topic)

معنی: خارج از موضوع

کاربرد: برای بیان نکته‌ای که به موضوع اصلی ارتباطی ندارد

WFH (Working From Home)

معنی: کار از خانه

کاربرد: زمانی که یک فرد از خانه کار می‌کند

این مخفف‌ها معمولا در ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و ارتباطات تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرند.

بیشتر بخوانید: ترجمه فوری در غرب تهران

آشنایی با کلمات مخفف در نامه های اداری به زبان انگلیسی
استفاده از اصطلاحات مخفف در نامه اداری به زبان انگلیسی

سخن پایانی

نوشتن نامه اداری انگلیسی عالی، مخاطب را جذب می‌کند. با استفاده از اصطلاحات مودبانه و پایان رسمی و مناسب در نامه‌های اداری، خواهید توانست نامه رسمی انگلیسی بنویسید. البته مطمئن شوید که متن اشکالات املایی و نگارشی نداشته باشد و اصول گرامری رعایت شود. با توجه به این موارد، نتیجه نهایی نامه اداری شما می‌تواند بازخورد مثبتی در مخاطب ایجاد کرده و تأثیر مطلوب موردنظر شما را داشته باشد. پیشنهاد می شود از خدمات حرفه ای دارالترجمه رسمی پارسین برای نوشتن نامه اداری انگلیسی خود استفاده کنید.

پرتکرارترین سوالات درباره چگونگی نوشتن نامه اداری به زبان انگلیسی:

شروع کنید با عبارت “Dear [نام یا عنوان شخص یا سازمان]”، مانند “Dear Mr. Smith” یا “Dear HR Department”. سپس به ادامه موضوع بپردازید.

پایان نامه خود را با عباراتی مانند “Yours sincerely” (در صورتی که نام شخص یا عنوان را می‌شناسید) یا “Yours faithfully” (در صورتی که به نام شخص یا عنوان خاصی ننوشته‌اید) شروع کنید، سپس نام خود را بنویسید.

در ابتدای نامه، بیان کنید که شما درخواست یا تقاضایی دارید و در پاراگراف‌های بعدی، جزئیات درخواست یا تقاضای خود را توضیح دهید. در پایان، درخواست خود را با مودبانه‌ترین شکل ممکن تکرار کنید و از طریقی برای تماس یا پیگیری آن اطلاع دهید.

در ابتدای نامه، بیان کنید که شما اطلاعات یا گزارشی را ارسال می‌کنید. در پاراگراف‌های بعدی، اطلاعات یا گزارش مورد نظر را به صورت کامل و دقیق شرح دهید. در پایان، با تشکر خود را بیان کنید و در صورت نیاز، طریقه تماس برای اطلاعات بیشتر را ارائه دهید.

تاریخ را در بالای نامه در سمت چپ قرار دهید. شکل متداول برای تاریخ به صورت “Day Month Year” است، مانند “December 16, 2023”.

برای شروع یک نامه اداری، می‌توانید از عباراتی مانند “I hope this letter finds you well” یا “I trust this email reaches you in good health” استفاده کنید.

برای بیان تشکر در یک نامه اداری، می‌توانید از عباراتی مانند “I would like to express my sincere gratitude for…” یا “I would like to extend my heartfelt thanks for…” استفاده کنید.

به طور مودبانه و واضح، درخواست خود را بیان کنید. مثلاً می‌توانید از عباراتی مانند “I kindly request your assistance in…” یا “I would appreciate if you could provide me with further information regarding…” استفاده کنید.

در نوشتن نامه اداری، بهتر است از اصطلاحات رسمی استفاده کنید. مانند استفاده از “I am writing to inquire about…” برای درخواست اطلاعات، “I would like to bring to your attention that…” برای اطلاع دادن، یا “I regret to inform you that…” برای اعلان متنفی.

مناسب ‌ترین روش برای بحث درباره چندین موضوع در یک نامه اداری، تعیین بخش‌های مجزا است. هر بخش را به یک موضوع اختصاص دهید و آنها را با استفاده از عناوین مختلف (مثلاً: “Regarding Project A,” “Regarding Budget Allocation,” و غیره) مشخص کنید.

در صورتی که در نامه به شخص یا سازمان دیگری ارجاع می‌دهید، می‌توانید از عباراتی مانند “With regard to your recent inquiry about…” یا “In response to your letter dated…” استفاده کنید. سپس در پاراگراف بعدی، به سؤال یا درخواست آنها پاسخ دهید.

در صورتی که نامه اداری شما نیاز به استفاده از اصطلاحات فنی یا تخصصی دارد، بهتر است از این اصطلاحات با دقت استفاده کنید و در صورت لزوم، آنها را توضیح دهید. اما تلاش کنید از اصطلاحات بسیار پیچیده یا بیش از حد تخصصی خودداری کنید و در صورت امکان، از اصطلاحات ساده‌تر و قابل فهم تر استفاده کنید.

اگر قصد دارید در نامه اداری فایل‌های پیوستی را معرفی کنید، می‌توانید در انتهای نامه از عباراتی مانند “Please find attached the following files: [فهرست فایل‌ها]” استفاده کنید. سپس در فهرست فایل‌ها، نام هر فایل و توضیح کوتاهی را ذکر کنید.